Privacybeleid

Stichting Landschapsbeheer Aa-dal (SLA) beheert in haar administratie persoonsgegevens. We willen hierover duidelijk en transparant zijn. In deze notitie geven we antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door SLA.

Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over personen zeggen, bijvoorbeeld naam, adres en leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar iemand herleid kunnen worden, spreken we over persoonsgegevens, bijvoorbeeld een adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook een voornaam samen met een geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook telefoonnummers, foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerkt SLA persoonsgegevens?
SLA verwerkt beperkt persoonsgegevens van vrienden, vrijwilligers, sponsoren, bestuursleden, debiteuren, crediteuren en overige contacten. Het gaat om naam, e-mailadres, telefoonnummer en foto’s. We leggen gegevens vast die nodig zijn om onze activiteiten uit te kunnen voeren.

Wie is binnen SLA verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?
Het secretariaat van SLA verwerkt en beheert de persoonsgegevens in een Excelbestand, de penningmeester beheert gegevens over de financiële administratie. SLA heeft een beeldbank waarin we voor communicatiedoeleinden foto’s bewaren. De werkgroep communicatie beheert deze. De beeldbank is voor derden niet in te zien. We gebruiken een appgroep voor de dagelijkse communicatie met vrijwilligers. Twee bestuursleden beheren deze groep.

Waarvoor verwerkt SLA persoonsgegevens?
Om vrijwilliger of vriend van SLA te worden, hebben we je persoonsgegevens nodig. Daarmee kunnen we je op de juiste wijze inschrijven. Alleen dan zijn vrijwilligers verzekerd als ze op verzoek van SLA aan het werk zijn.
We gebruiken naam, e-mailadres, telefoonnummer en eventueel bankrekeningnummer om contact te onderhouden en te informeren over alle activiteiten binnen SLA. We gebruiken foto’s om via verschillende media de bekendheid van SLA te vergroten. Als je niet gefotografeerd wil worden voor communicatiedoeleinden, moet je dit zelf duidelijk kenbaar maken. SLA verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens.

Hoe gaat SLA met persoonsgegevens om?
Door je aan te melden als vriend of vrijwilliger of ander contact, ga je er mee akkoord dat jouw gegevens voor zover noodzakelijk door SLA worden gebruikt in de administratie.
Persoonsgegevens bewaren we zorgvuldig, zolang je bent ingeschreven bij onze stichting. Na uitschrijving verwijderen we je gegevens uit ons actuele bestand. In een archiefbestand bewaren we beperkt gegevens (naam, telefoonnummer, mailadres) voor bijvoorbeeld een reünie. Alleen foto’s blijven in de beeldbank staan, totdat ze verouderd zijn.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Het bestuur van SLA beheert de persoonsgegevens en alleen de bestuursleden kunnen deze gegevens inzien en gebruiken. Binnen de groepsapp kunnen vrijwilligers elkaars mobiele telefoonnummer zien. Dat kan handig zijn, voor het plannen en aanmelden van werkdagen en onderlinge afspraken. SLA kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door SLA kun je terecht bij het secretariaat. Om vrijwilligers te informeren over activiteiten en werkdagen, kan SLA (automatische) serviceberichten sturen. Het is niet mogelijk om je voor deze serviceberichten uit te schrijven. Als je geen prijs stelt op informatie over SLA of anderszins bezwaar hebt tegen gebruik van persoonsgegevens, meld je dit aan het secretariaat, zodat wij daar passend op kunnen reageren. Als je niet wil dat er foto’s van je gepubliceerd worden die zijn gemaakt tijdens werkzaamheden of activiteiten, moet je dat zelf aangeven aan het secretariaat.

Wijzigingen van het privacybeleid
SLA behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Het verdient aanbeveling om dit privacybeleid regelmatig via onze website te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent.